Administrationsfachkraft (m/w/d)


Die Unternehmensgruppe Aviapartner mit Hauptsitz in Brüssel ist auf die Bodenabfertigung von Linien, Charter- und Frachtflügen der kommerziellen Luftfahrt spezialisiert und in sieben Ländern weltweit an mehr als 70 Flughäfen tätig.

Dort sind mehr als 12.000 Mitarbeitende beschäftigt, die jährlich 130 Millionen Passagiere, 850.000 Flugbewegungen und rund 1 Million Tonnen Fracht abfertigen.

Aviapartner bietet mehr als 200 Fluggesellschaften eine breite und auf die jeweiligen Kunden zugeschnittene Palette an operativen und kommerziellen Lösungen und Produkten. Zahlreiche Qualitätszertifizierungen und Airline Awards machen es Aviapartner möglich, auf höchstem Niveau, eine unvergleichliche Servicequalität und Flexibilität entsprechend den Anforderungen jeder Airline sowie jedes Passagiers zu liefern.


Für unseren Standort in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Administrationsfachkraft (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit

Ihre Aufgaben bei uns

Als Administrationsfachkraft (m/w/d) sind Sie für die Sicherstellung aller Finanzprozesse im Rechnungseingang sowie Rechnungsausgang verantwortlich und unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

  • Tägliche Bearbeitung des internen sowie externen Postein- und –ausgangs inklusive der Weiterleitung der Eingangspost
  • Bearbeitung anfallender Korrespondenz
  • Allgemeine administrative Aufgaben jeder Art
  • Erstellung der Ausgangsrechnungen im Abrechnungssystem NHS anhand der jeweils gültigen SGHAs (Standard Ground Handling Agreements) unter Einhaltung zeitlicher Vorgaben
  • Listenpflege aller Umsätze, Kosten und Rechnungen pro Monat
  • Prüfung, Kontierung und Freigabe der Eingangsrechnungen in unserem Approval-Flow-Tool unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorgaben
  • Erstellung, Pflege und Abgleich von Kostenvoranschlägen mit eingehenden Rechnungen
  • Bearbeitung anfallender Korrespondenz bei Mahnungen, Adressänderungen, etc.
  • Erster Ansprechpartner bei Rechnungsreklamationen oder Fragen zu erhaltenen Rechnungen
  • Erster Ansprechpartner für ad hoc Fluganfragen / Koordination von Fluganfragen
  • Verwaltung der Stationskasse und monatlicher Abschluss an die Finanzbuchhaltung
  • Unterstützung des Business Controllers Deutschland in der Vorbereitung und Anfertigung von Standort gebundenen Analysen, Kostenübersichten und Zulieferung von Informationen für die Erstellung von Budgets und Forecasts
  • Einkauf von Büromaterial und –Ausstattung, sowie operationellem Equipment nach Freigabe des Budgets
  • Allgemeine Schlüsselverwaltung und Verwaltung aller Personal-Schließfächer
  • Buchung von Hotels, Reisetickets und Schulungen
  • Erstellung und Pflege der Bestände aller Materialien
  • Ständige Recherche nach Einsparpotentialen im Bereich Einkauf
  • Bestellung, Ausgabe und Verwaltung der Firmenuniformen für die Ersteinkleidung unserer Mitarbeiter
  • Erstellung und fortlaufende Verwaltung von Bekleidungsübersichten aller Mitarbeitenden
  • Rücknahme/Einforderung alter Berufskleidung, Schlüsseln, Stempelkarten und Equipments von ausgeschiedenen Mitarbeitenden sowie Weiterbelastung bei Nichtrückgabe

Was wir Ihnen bieten

Atmosphäre: Bei uns treffen Sie auf ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen, einer offenen Feedback-Kultur und einem Miteinander, das von Wertschätzung und Hilfsbereitschaft geprägt ist.

Perspektive: Sie bringen Ihre fachliche und methodische Expertise mit und wir bieten Ihnen neue Impulse und die Gelegenheit, Ihr Potenzial weiter zu entfalten. Raum für innovative Ideen und deren Umsetzung inklusive!

Leistung: Eine strukturierte Einarbeitung, flexible Arbeitszeiten, ein der Stelle und Bedeutung angemessenes Gehalt und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung, sind nur ein Ausschnitt unserer Leistungen.

Benefits, die überzeugen:

  • Willkommensbonus von bis zu 3.000 € netto (für Eintritte in unser Unternehmen bis zum 31.05.2024)
  • Jahressonderzahlung bis zu 1.000 € brutto
  • Monatliche, steuerfreie Zuwendung mittels Voucher
  • Kantinenzuschuss
  • Bezuschussung des Deutschlandtickets
  • Ortzuschuss mittels anteiliger Fahrkostenerstattung
  • Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Kostenfreie Personalparkplätze

Als Bodenabfertigungsdienstleister sind unsere Mitarbeitenden für uns die wichtigste Ressource. Ihre Zufriedenheit und Gesundheit ist eine alternativlose Voraussetzung für ein verantwortungsvolles und nachhaltiges Geschäftsmodell. Soziale Teilhabe, Inklusion, Gleichberechtigung, angemessene Vergütung und großzügige Sozialleistungen sind für Aviapartner ein fester Bestandteil der sozialen Verantwortung.

Ihr Profil, mit dem Sie uns begeistern

  • Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifizierung
  • Mehrjährige Erfahrung als Administrationsfachkraft oder vergleichbarer Position
  • Erfahrung
    • im Bereich der Rechnungsprüfung und Rechnungserstellung
    • im Bereich von administrativen Tätigkeiten
    • im Bereich der Lagerführung
    • in der Luftfahrtbranche von Vorteil
  • Kompetenzen / Fähigkeiten
    • Ausgeprägte Kritikfähigkeit und Belastbarkeit
    • Empathie und Kooperationsfähigkeit
    • Die Fähigkeit der Wertschätzung und Anerkennung
    • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und –stärke
    • Hands-on Mentalität
    • Hohes Verantwortungsbewusstsein
    • Organisationsfähigkeit
    • Ausgeprägte Team- und Kontaktfähigkeit sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung
  • Kenntnisse / Qualifizierungen
    • Fortgeschrittene Computerkenntnisse in einer Microsoft Windows-Umgebung (Excel, Word, Power Point, Outlook)
    • Gute Anwenderkenntnisse im Bereich von Reportingsystemen und Abrechnungssystemen.
    • Sehr gute Deutschkenntnisse und vehandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
    • Ausgeprägtes Zahlenverständnis, betriebswirtschaftliche Kenntnisse und analytisches Denken
    • Führerschein der Klasse B

„Ready for Onboarding“?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen.

Um Ihre Bewerbungsunterlagen hochzuladen, klicken Sie bitte hier: Aviapartner (onlyfy.jobs)

Aviapartner Handling Services GmbH
z. Hd. Frau Sandra Lüdke
Peter-Müller-Str. 20
40468 Düsseldorf